Estamos chegando ao final de 2023 e a pergunta é: como foi este ano para você? As suas metas foram atingidas? Você se sentiu produtivo durante este ano? De 0 a 10, qual nota você daria para o seu desempenho em relação às suas metas e objetivos?
Como foi o ano de 2023 para você:
- Foi ótimo, atingi todas as minhas metas
- Uma tristeza, planejei muitas coisas mas não fiz nada
Gerenciar tarefas, compromissos e imprevistos é sempre um desafio em nossa vida. O segredo é conseguirmos utilizando o princípio de pareto, encontrar qual é o 1% de atividades da nossa vida que gera 50% do resultado.
Como ensinado no Livro “A Única Coisa”, devemos encontrar a resposta para a pergunta:
Qual que é a única coisa que se feita, fará com que todas as outras se tornem mais fáceis ou desnecessárias?
Saiba mais sobre o Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto, concebido pelo economista italiano Vilfredo Pareto, é amplamente conhecido como a regra 80/20. Esse princípio sustenta que aproximadamente 80% dos efeitos provêm de 20% das causas. Pareto chegou a essa conclusão ao estudar a distribuição de propriedades na Itália, observando que 20% das famílias detinham 80% das terras. O aspecto mais intrigante dessa observação é que, dentro desse grupo de 20%, ele identificou que apenas 20% (ou seja, 4% do total) controlavam 80% dessas terras (64% do total). Prosseguindo com essa análise, Pareto notou que 20% desses 4% (correspondente a 0,8% do total) possuíam 80% dos 64%. Portanto, cerca de 0,8% das famílias detinham efetivamente 50% das terras.
Essa dinâmica pode ser observada também na distribuição global de riqueza, onde estima-se que 1% da população mundial concentra 50% da riqueza total. Isso exemplifica um fenômeno de ‘Pareto dentro de um Pareto’, onde uma pequena fração é responsável por uma grande parcela dos resultados.
No contexto da produtividade e realização pessoal, essa teoria se traduz na busca por identificar quais são os 0,8% das ações individuais que geram 50% dos resultados. No livro “A Única Coisa”, o autor aborda esse conceito como um ‘Pareto extremo’, enfatizando a importância de focar nas atividades mais impactantes para alcançar eficiência e sucesso
Vou compartilhar com vocês um método de produtividade chamado GTD (Getting Things Done) retirado do livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen, que há 5 anos mudou a minha vida.
Allen dizia:
“Sua mente serve para ter ideias e não para armazená-las.”
O GTD é uma técnica de priorização de atividades que nos permite assumir o controle das nossas rotinas. A metodologia tem como intuito, mover você a pensar apenas naquilo que realmente é necessário, na hora certa e no lugar certo.
Para que sejamos de fato produtivos, não devemos utilizar a nossa mente para armazenar informações, devemos utilizá-la especialmente para ter ideias e executar ações da melhor maneira possível. Nossa mente não deve ser utilizada como lembrete, sobre o que devemos fazer, essa função nós devemos “delegar” para um aplicativo ou agenda que seja utilizado como um depósito de informações.
A metodologia consiste em você organizar os seus compromissos através de 5 passos simples, que são:
- Capturar e registrar- Anote tudo o que tiver para fazer. Não se preocupe se a ideia é boa ou ruim, apenas desocupe a mente para organizar as ideias.
- Esclarecer e processar - Chegou o momento de processar todas as tarefas capturadas. Esclareça tudo o que foi coletado, definindo qual é a próxima ação para cada item.
- Organizar - Este é o momento de categorizar as atividades de acordo com a urgência e as datas de vencimento. Feito isto, mova cada item para o lugar correto.
- Revisar e refletir - Para que o método funcione, é necessário revisá-lo constantemente. Dessa forma você pode observar pontos de melhoria no seu processo, analisar quais serão suas próximas atividades e fazer os ajustes necessários.
- Engajar - Simplesmente faça! Seu calendário conterá tudo que você precisa fazer hoje. Ele será o seu guia no dia a dia.
Eu utilizo um aplicativo para fazer a gestão das minhas tarefas chamado Todoist. Mas não é obrigatório o uso de aplicativos, tudo pode ser feito através de uma agenda.
Se quiser saber mais sobre cada etapa, de maneira detalhada, acesse aqui
1. CAPTURAR E REGISTRAR
É simplesmente você registrar na sua caixa de entrada do Todoist (ou qualquer outro aplicativo ou agenda) tudo aquilo que vem à sua mente e representa algo que você precisa fazer ou lembrar. Seja aonde for, independente da hora e lugar, você deve registrar qualquer pensamento que exija uma ação posterior ou não e sirva como referência, na sua lista caixa de entrada.
2. ESCLARECER E PROCESSAR
Aqui você deve definir qual será o destino da tarefa que você registrou. Para cada tarefa da sua caixa de entrada, você deve se perguntar:
- Isso demanda ação?
Se NÃO demandar ação, você terá três opções:
-
LIXO: Se não demandar ação e não for importante, simplesmente exclua. Muitos pensamentos parecem importantes a princípio, mas na hora de esclarecer você perceberá que não fazem tanto sentido. Lixo é tudo que você sabe que não vai fazer e só coletou no calor do momento.
-
ARQUIVO: Se não demandar ação, mas for importante, arquive, guarde como referência para pesquisas futuras em um local de seu costume, que pode inclusive ser uma lista específica caso você ache interessante, ou outro aplicativo como Evernote, Google Drive, Dropbox etc. Aqui se encaixa tudo aquilo que você quer guardar para consultar no futuro (por exemplo: um artigo que você leu, a bula de um remédio, um recibo etc.).
-
INCUBE: Se não demandar ação agora, por não ter a possibilidade, falta de recursos, tempo, vontade etc., ou por você não julgar interessante para aquele momento, então incube. Para isto, mova a tarefa para a lista algum dia/talvez. Aqui se enquadra tudo que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo almoçar no restaurante X, aprender um novo idioma, fazer um curso etc.);
Agora, se demandar ação, você precisa saber: qual é exatamente a próxima ação para dar andamento nisso. Qual é de fato a primeira ação física e visível que é necessária para isto começar a acontecer. É importante não se enganar neste passo.
Exemplo: você precisa marcar uma consulta em seu médico. Para isto, você precisa telefonar para o consultório do médico e realizar o agendamento. Mas você não possui e não se lembra qual é o telefone do consultório. Neste caso, se você inserir uma tarefa com o título “agendar consulta com o médico” toda vez que você olhar para esta tarefa e se lembrar que não possui o telefone do consultório, a tendência é você procrastinar. Você deve então ser específico sobre qual é exatamente a próxima ação para aquela tarefa acontecer, neste caso, seria criar uma tarefa com o título “procurar o telefone do consultório médico”.
Se você observar tudo aquilo que está parado em sua vida hoje, provavelmente é porque a próxima ação não ficou clara, e, quando você olha para aquela tarefa a tendência é você procrastinar. Quando a gente identifica a próxima ação de forma clara e objetiva, a nossa mente tem a visão exata do que ela tem para fazer, neste caso a tendencia é não procrastinar e agir.
Depois de esclarecer exatamente qual é a próxima ação necessária para dar andamento naquela tarefa, você terá três opções:
- FAÇA NA HORA: Para isso, você deve se perguntar: É possível executar isto em 5 minutos ou menos? Tudo aquilo que após esclarecido, levar poucos minutos para ser realizado, simplesmente faça na hora e não mova para lista nenhuma, pois organizar esta ação levará mais tempo do que realmente fazê-la.
Mas se não conseguir resolver em dez minutos ou menos, então:
- DELEGUE: Você deve se perguntar: eu sou a melhor pessoa para executar esta tarefa? Se não for, delegue e mova esta tarefa para a lista aguardando resposta. É importante você ter esta lista para checar tudo aquilo que delegou e verificar ela semanalmente. A verificação é o que diferencia delegar de “delargar”.
Mas caso você não realize em menos de dez minutos e, não possa delegar a tarefa, então;
- ADIE: Mas o que seria adiar? Adiar para quando? Adiar pode ser para daqui 5 minutos ou até mesmo para o mês que vem. A intenção é que você adie para realizar aquilo no momento mais apropriado para você. Então no adiar, devemos nos perguntar: esta tarefa tem uma data específica para ser concluída? Existe alguma punição caso ela não seja realizada até esta data? Se tiver, adicione um lembrete com a data na tarefa e a mova para a lista calendário. Se não tiver uma data específica, mova a tarefa para a lista próximas ações para que você a execute o quanto antes for possível para você.
Observação: Em nosso dia a dia devemos sempre olhar primeiro a lista calendário. Se possuir cartões nesta lista é por lá que deve começar. Se não tiver, então iremos para a lista de próximas ações.
Mas pode ser que uma única ação não conclua o que você precisa fazer. Neste caso, você deve se perguntar: qual é o RESULTADO DESEJADO para esta tarefa? Quando você pode considerar que ela foi concluída? Defina o que precisa ser feito para realizá-la e o tempo limite para isto.
Você pode então identificar que tem um PROJETO. Mova esta tarefa para a sua lista de projetos.
E o que seria um projeto?
- PROJETO: É tudo aquilo que depois de coletado e esclarecido, aquela tarefa se desdobra em várias outras ações para ser realizada e não podem ser realizadas rapidamente em uma ação única. Neste caso, eu devo mover esta tarefa para a lista projetos e, posteriormente, fazer a análise sobre qual é a primeira ação necessária para iniciar a execução daquele projeto.
Resumindo: você deverá TODOS OS DIAS verificar a sua caixa de entrada e realizar o esclarecimento daquelas tarefas, enviando cada uma delas para a lista adequada já com a sua etiqueta de contexto adicionada.
Atenção: é muito comum que você se sinta tentado a sempre definir data e hora para todas as tarefas, visando atingir um nível máximo de organização. Mas isto é um erro. Apenas deverá possuir data e hora as tarefas que condizem com esta condição, como uma entrevista de emprego, uma reunião ou tudo aquilo que trará consequências caso não seja executado dentro daquele dia e horário.
3. ORGANIZAR
Neste passo é importante que você classifique os seus cartões para facilitar que os realize no momento correto e mais oportuno para você, movendo cada um deles para a lista que melhor o represente (“calendário”, “próximas ações”, “projeto”, “aguardando resposta”, “um dia/talvez”). É importante você classificar os cartões por contexto, por exemplo:
-
Por local: Se estou no trabalho, o que mais posso fazer no trabalho? Se estou em casa, o que mais posso fazer em casa? Se estou na rua, o que mais posso fazer na rua? Aqui você poderia utilizar etiquetas do tipo: “Casa”, “Trabalho”, “Rua”, “Online”, “Telefone” etc. e posteriormente filtrar as etiquetas para quando estiver em um determinado contexto, saber o que mais pode realizar naquele contexto. Exemplo: você precisar sair para a rua, no mercado. Para otimizar seu tempo, verifique o que mais das suas listas pode ser feito na rua e faça parte ou tudo de uma só vez.
-
Por tempo: Tenho “tanto tempo”, o que posso fazer nesse tempo? Nunca inicie uma atividade que demande mais tempo do que você tem disponível. Aqui, poderiam ser utilizadas etiquetas de tempo, exemplo: “- 5 min”, - 1 hora", “+ 1 hora” etc.
-
Por energia: Estou cansado? Meu dia foi cansativo? Pegue algo que seja compatível com seu estado de espírito no momento. Já aqui, as etiquetas poderiam ser: “baixa energia”, “média energia”, “alta energia”.
Observações: A criação e definição dos contextos é muito subjetivo. É importante que você reflita e defina a forma que mais se adeque a você.*
4. REVISAR E REFLETIR
Aqui você irá definir as suas prioridades. É aquilo que você deseja fazer na próxima semana. Lembrando que você não deve apenas definir aquilo que quer realizar, deve também definir aquilo que não quer.
Para aprender como definir as prioridades do seu dia de maneira mais produtiva, assista a esse vídeo curto, Clique aqui
Como funciona isso? Uma vez por semana (preferencialmente às sextas ou sábados de manhã) você deverá fazer uma revisão de todas as suas listas e determinar quais serão as ações da sua próxima semana. Logo depois, você determinará o dia e a hora que deseja realizar aquelas ações. Feito isto, você moverá os cartões planejados para a lista calendário. Sempre que uma tarefa tiver data definida para entrega, ele deverá estar na lista de “calendário”.
Observação: A melhor maneira de planejar o seu dia de amanhã é hoje a noite. Veja mais sobre isso, Clique aqui
Observação²: Uma tarefa, independente da lista em que estiver, caso você defina uma data de execução para ela, deverá movê-la para a lista "calendário”.
5. ENGAJAR (PARTIR PARA AÇÃO)
Depois de realizado todo o seu planejamento nos passos anteriores, você precisa apenas partir para a ação. Para isto, você terá a sua lista calendário como guia de ações a serem realizadas na sua semana. Caso existam intervalos entre os cartões da lista calendário, você poderá utilizar este tempo para realizar alguma ação que esteja na lista próximas ações, de acordo com o contexto em que você se encontra naquele momento. Você pode utilizar os filtros das etiquetas para lhe auxiliar na definição.
IMPORTANTE: Assista a esse vídeo antes de partir para ação, Clique aqui
Engajar é executar com significado. Saber que você está fazendo naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você NÃO está fazendo, está sob controle.
O mais importante é que você planeje todas as suas prioridades da próxima semana, nesta semana. Sempre com planejamento.
No dia a dia, você irá trabalhar com foco em três listas, basicamente:
- Calendário: Todas as ações com data e hora determinada para acontecer;
- Próximas ações: as tarefas sem data de conclusão que você executará no intervalo dos compromissos da lista calendário. Estas são as tarefas que precisam ser feitas, porém não possuem uma data e hora específica.
- Aguardando resposta: Nunca se esqueça de acompanhar tudo que você delegou para alugém.
Esse é o foco diário.
Uma vez por semana, revise seu sistema como um todo para garantir que esteja atualizado e que suas ações estejam definidas, para que assim, você possa executar seu trabalho tranquilamente.
Dica: Para facilitar na criação de um novo hábito, deixe tudo organizado no dia anterior. Por exemplo: Se for treinar no dia seguinte, já deixe a roupa pronta; se for estudar pela manhã, já separe os materiais no dia anterior; etc
Fato é que com organização, disciplina e método, as terafs que antes pareciam nos engolir, passam a ser nossas aliadas na caminhada rumo às nossas metas.
Espero que todos tenham um ano de 2024 especial, produtivo e cheio de conquistas.
Indicação de Aplicativos
- Todoist
- TickTick
- Trello
- Asana
- ClickUp
Indicação de Livros
- A Arte de Fazer Acontecer - David Allen
- A arte de Fazert Acontecer - Guia Prático (nova versão) - David Allen
- A Única Coisa - Gary Keller e Jay Papasan
- Produtividade para quem quer tempo - Geronimo Theml
- A arte de falar e fazer - Geronimo Theml
- A tríade do tempo - Christian Barbosa
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E vamos em frente… Apesar dos tropeços pelo caminho o importante é levantar, sacudir a poeira e alcançar nossos objetivos. 
